Circular 3035-2026. Algunos consejos para optimizar el tiempo.

Circular 3035-2026 Transcribimos a ustedes un artículo muy interesante sobre algunos consejos para optimizar el tiempo. El artículo fue redactado por Gerardo Hernández el 21 de agosto del 2026, publicado en el diario “El Economista”. 5 prompts para optimizar el tiempo y las tareas durante la jornada laboral La inteligencia artificial puede ayudar a reducir tareas transaccionales y liberar tiempo durante la jornada laboral. Cinco prompts permiten convertir juntas en planes de acción, organizar pendientes, recuperar contexto, estructurar ideas y preparar briefs o reportes para facilitar la ejecución. En medio de una avalancha de correos, mensajes y juntas virtuales, una buena parte de la jornada laboral puede irse en tareas que agregan poco valor, pero consumen atención y reducen tiempo para actividades que aportan más a los negocios. Sin embargo, la inteligencia artificial puede ayudar a disminuir esta saturación digital, la clave es dar las instrucciones adecuadas. De acuerdo con el estudio La experiencia laboral 2026 en México de WeWork y Michael Page, nueve de cada 10 trabajadores considera que la IA puede hacer más eficiente sus tareas, y la mitad de las personas considera que su carga laboral podría automatizarse entre un 11 y 30 por ciento. En ese sentido, hay una mayor conciencia del rol de la inteligencia artificial como un copiloto para reducir tareas transaccionales. Estos son cinco prompts que ChatGPT Work recomienda para optimizar tiempos en la jornada laboral: 1. Prompt para convertir una junta de trabajo en un plan de acción: “Analiza la transcripción de esta reunión y los documentos relacionados. Identifica las principales decisiones, acuerdos, temas pendientes y próximos pasos. Organiza las acciones por responsable y prioridad, y señala cualquier punto que haya quedado sin resolver”. 2. Prompt para pasar de pendientes a ejecución: “Estos son mis pendientes para hoy y estos son los materiales del proyecto. Identifica cuáles puedes ayudarme a avanzar con la información disponible. Para cada uno, organiza los pasos necesarios y prepara un primer entregable que yo pueda revisar”. 3. Prompt para pasar estructurar ideas: “Te voy a contar lo que pasó en la reunión que acabo de tener. Cuando termine, ayúdame a ordenar mis ideas, identificar qué tengo que resolver hoy y qué puedo delegar, y prepara un resumen que pueda compartir con mi equipo”. 4. Prompt para recuperar contexto entre una junta y otra: “Ayúdame a retomar este proyecto. Revisa los materiales disponibles, resume qué se decidió hasta ahora, qué cambió desde la última actualización y cuáles son los próximos tres pasos que requieren mi atención”. 5. Prompt para hacer un brief, reporte o presentación después de una junta: “A partir de esta reunión y los materiales del proyecto, crea un brief con el objetivo, decisiones, responsables, fechas clave y próximos pasos. Después, organiza la información en un formato que pueda compartir con el equipo”. Estos cinco prompts permiten delegar a la IA parte del trabajo de organización, síntesis y preparación, para que las personas puedan invertir más tiempo en la toma de decisiones, la ejecución y las actividades que requieren su experiencia. “La oportunidad está en reducir la distancia entre hablar del trabajo y empezar a ejecutarlo. Especialmente en esquemas híbridos y remotos, donde las reuniones pueden fragmentar la jornada, la IA puede ayudar a transformar el contexto que se genera durante el día en acciones y materiales concretos, dejando más tiempo para el criterio, la colaboración y la toma de decisiones”, indica ChatGPT Work. El potencial de la IA en tareas transaccionales El estudio de WeWork y Michael Page muestra que los procesos administrativos, los reportes y seguimientos, y las juntas informativas, son las tres actividades que más pueden optimizarse con la IA, según la percepción de los trabajadores. “La evidencia sugiere que los profesionales en México han consolidado una relación pragmática y madura con la IA, reconociendo su potencial para optimizar procesos operativos y liberar tiempo sin que esto suponga la sustitución del factor humano”, se destaca en el reporte. Algunas recomendaciones prácticas y bien fundamentadas para optimizar el tiempo en el trabajo: Una de las técnicas más efectivas es priorizar tareas usando algún método de clasificación, como la matriz de Eisenhower (urgente/importante), para evitar que lo urgente desplace constantemente a lo verdaderamente importante. Complementa esto con la regla de las "tres tareas clave del día": identificar cada mañana las tres cosas que, si se completan, hacen que el día se sienta productivo, sin importar qué más surja. El bloqueo de tiempo (time blocking) también funciona muy bien: en lugar de trabajar con una lista abierta de pendientes, asignas bloques específicos del calendario a tareas concretas, incluyendo espacios para trabajo profundo sin interrupciones y otros para correos, juntas o tareas administrativas. Relacionado con esto está la técnica Pomodoro (bloques de 25-50 minutos de trabajo enfocado seguidos de descansos cortos), que ayuda a mantener la concentración y evita el agotamiento mental. Reducir las interrupciones es clave: agrupar la revisión de correos y mensajes en dos o tres momentos fijos del día en lugar de responder de inmediato cada notificación puede recuperar horas enteras de enfoque a la semana. Lo mismo aplica a las reuniones: cuestionar si realmente se necesita una junta (a veces un correo o mensaje basta), fijar duraciones más cortas de lo habitual y siempre cerrar con acuerdos claros y responsables asignados. También ayuda aplicar la regla de los dos minutos (si una tarea toma menos de dos minutos, se hace de inmediato en lugar de posponerla y acumular pendientes pequeños) y delegar o automatizar todo lo que no requiera tu criterio específico, ya sea con herramientas digitales o apoyándote en tu equipo. Por último, no hay que subestimar el descanso como parte de la productividad: tomar pausas reales durante la jornada, evitar el multitasking (que en realidad reduce la eficiencia porque el cerebro pierde tiempo cambiando de contexto) y establecer límites claros entre el horario laboral y el personal ayudan a sostener el rendimiento en el mediano y largo plazo, en lugar de caer en ciclos de sobrecarga que terminan siendo contraproducentes. “Unámonos más que nunca en un Gran Acuerdo Por México”